我一向很討厭開會，我喜歡動手解決問題，而不是坐在會議室裡閒扯淡。不過很多時候，少了會議的輔助，確實很容易解決錯問題，或解決得不好。
為了平衡動手與動口的時間，我發展了一套提升會議效率的方法，經驗上可以砍半會議時間，讓一小時的會議在 30 分鐘甚至 15 分鐘完會，說不定也能幫助到大家，因此寫出來和大家分享。
這篇文章從會前的會議大綱，會中確保理解一致、化解衝突、控制時間等技巧，會後的會議筆記都會介紹過一遍，期待能在實戰中幫助到你。
會議前
一場順暢的會議，一定經過悉心準備，只要有正確的方向，也可以悉心但不費時地準備一場會議。
提供扼要的會議大綱
召開會議不是為了話家常，是為了讓議題有結論，有明確的議程很重要，而這個議程越扼要越好。
為什麼要扼要？每間公司的每個人的每一天都很忙碌，社群網路上存起的文章你都不一定會讀了，你不能假設丟一條文件連結或一份長篇文件大家會讀。
再來，每個人腦中的脈絡不一，大家不一定看得懂你精心準備的文件。別不相信，下次寫完先拿給別人看過，解釋前詢問其理解，你一定會大吃一驚。
無論是主持人沒有提供、與會者沒有看或看不懂，都無助於會議效率。因此，提供符合人性的扼要大綱是非常重要的，這裡提供一個範例：
6/5 Awesome Project Sync-Up Outline
1. 請 @Mosky 分享 the awesome API。[–2:10pm]
2. 請大家給予回饋，主要是 App 與 FE。[–2:20pm]
3. 計畫下週可以看到的東西，包含 BE、App、FE。[–2:30pm]
你是不是在 10 秒內看完而且看懂了？可能甚至比文件載入還快，這就是「扼要」的標準。
明確寫出會前準備
大綱除了議程，還有一個重要元素是會前準備。上面的例子只有議程，若需要請與會者做事前準備，我會寫一個「會前準備」的清楚次標並條列，以提升與會者履行的機率。
經驗上即使對與會者有強制力，履行率都很難達到 100%，若對與會者沒有強制力，履行率會低到 25–50% 以下，因此實務上我會盡量避免需要會前準備的安排。
標上「預定時刻」
這是多年演講發展出的技巧，我會在簡報之 Presenter Notes 標註講到該張簡報的「預定時刻」（「2:10pm」而不是「10 mins」）。在演講時，演講本身就會耗盡腦力，因此用預定時刻與現在時刻比較的方式，就可以更省力地知道講太多或講太少，據此進行調整。
主持會議時也是，其實你沒有餘力去算「現在是第二個議題，會議開始時間是 2pm，所以 2pm + 10 mins + 10 mins = 2:20pm。」直接標上預定時刻可以讓你輕鬆知道時間上有餘裕或不足，並採取相應的控時策略。
這也是許多人明確回饋有幫助的方法，第一次估一定估不準，記得要從每次的經驗學習，對議題的需時有概念了，才能夠對議題做出取捨，讓會議時間有效運用。
你真的需要一場會議嗎？
在拉一個會議前，可以多思考一下是不是只需要口頭甚至文字討論。
我會盡量用文字或口頭討論取代會議：文字效率不足約口頭，口頭約不到才約會議。
工程師對工程師的討論總是比工程師對非工程師有效率，兩個人討論總是比三個人討論有效率，議題總是很多，但有大有小，這個習慣能夠幫助你用最小成本解決最多議題。
這個習慣也是我所帶領的專案中，大家會不約而同稱讚的習慣。
準備演說筆記
也是演講來的技巧，準備 Presenter Notes 實在是對演講非常有幫助，若評估有幫助，我也會事先準備演說筆記。
要特別注意的是：演說筆記幫助的對象是你，幫助你整理思緒，在會議上表達得更清晰，雖然在會議上可能會充當簡報，但不應要求與會者事先閱讀或作為會議大綱。
因為讀者只有自己時，你只需要用自己懂的文字；讀者越多，你就需要遷就知識的交集，最後越寫越長，即使順利寫完也會落入與會者閱讀機率低的窘境。
會議中
只要準備好扼要的會議大綱，一場會議就成功了一半，接著要介紹的是會議中的技巧，主要有 a. 確保理解一致 b. 化解衝突 c. 控制時間 三大類技巧，幫助你繼續讓這場會議成功。
摘要並確認
口語是相當不精確的表達方式，很多時候與會者也是邊講邊想，為了幫助討論收斂，我們要去抓住口語背後真正的意思，一個很有效的方法就是：摘要並確認。
例如在 2021/5/31 疫情指揮中心記者會第一次公布 Rt 值為 1.02 時：「所以我可以理解成部長認為疫情趨緩？」指揮中心記者會的口語表達都相對冗長，如果是一場會議，我會嘗試這樣摘要，也幫助其他與會者抓到重點。
「我了解客戶是希望兩週內可以看到新版本。」說者在反覆講同一件事時，經常是因為不確定聽者是否理解，縱使不同意，做摘要也有幫助說者接收到「我理解了。」訊號的效果。
在會議中頻繁這樣做，除了能夠讓訊息的傳遞更清晰，讓會議更有效率以外，如果你是主持人或記錄者，你有做口頭摘要，也更能幫助你在會後寫成文字，更快完成會議筆記。
詢問以結束議題
許多人在會議上，產生想法後，會等到最適合的時機才講，有時候沒等到就不講了，其實相當可惜。
我在主持時，要進行下一個議題前，我一定會問：「那關於這個議題，還有其他想討論的嗎？」為與會者創造時機。同時這個問題也會讓會議有明確的段落感，讓大家知道會議進行到哪了，幫助聚焦至下個議題。
我僅出席，在抓不到會議進度時，我也會詢問：「現在討論到大綱上的哪個議題了？」通常這樣的困惑不只自己會有，所以除了幫助自己，也是幫助其他與會者。
整理、修訂論點再定案
衝突是會議中不可免的一部分，而要化解衝突其實是有套路的，這是以 Argument Map 為基底修改而來的技巧，下面依步驟講解：
詢問論點
「我對民進黨的政策不滿。」「我要投國民黨！」是兩個方向類似但強度不同的論點（contention），對民進黨不滿，可能會傾向投國民黨，也可能單純不投票，甚至可能還沒做決定。在政治討論上，經常十個人討論背後有十一種論點，也是為什麼政治討論難有共識的原因。
當認知到的論點不同，自然就公說公有理，婆說婆有理，彼此鬼擋牆了。因此詢問出論點是非常重要的：「我們現在在討論的是什麼？」「民進黨過去做得不夠好的地方嗎？」遇到這樣的狀況時，我會理出一個方向類似但強度更弱的論點，以求達到初步的共識。
我處理過一個技術討論是 A、B 兩個解決方案各有優缺點，雙方僵持不下，我把它整理成「假設全採用 A 案。」與「假設全採用 B 案。」並依序討論，聲音能夠被分門別類後，討論就也能夠繼續下去了。
詢問支持想法
確認過論點後，可以順著詢問支持想法（because），想法分成三種類型：事實（facts）、意見（opinions）、感受（feelings）。事實甚於雄辯，我會優先問出事實，很多時候把事實理清楚，結論就也出來了；事實難分高下時，才會再詢問主觀意見。
詢問「有什麼事實？」聽上去有點尷尬，我會詢問「有什麼資料佐證？」來引出事實。意見方面，我會詢問「有人想分享支持的看法嗎？」以引出同向意見並避免混亂。
感受則不太適合在多人會議時詢問，但相當適合在一對一會議或有隱私的討論中詢問。人很多時候都是先有感受，才根據感受建構意見與尋找事實，陷入僵局時不妨往感受探索，只是人通常不願意在人多時分享感受，可以額外安排了解。
詢問反對想法
確認過沒有其他支持想法後，可以做一個轉折，詢問反對想法（but）：「支持的想法有這些，那麼有反對的想法嗎？」這很重要，在一片支持的聲音下，反對的聲音會不敢出來，需要給他們一個明確的機會，才能正反並陳，使觀點全面。
修訂論點並定案
若論點傾向被接受或否決，可以簡單摘要，例如「台灣在這波疫情（2021/5）前，邊境管制做得很好。」在無人反對後定案。
若論點經梳理仍平分秋色，我會選擇對組織最有利的議事規則，例如表決、加權、主管判斷等方式做出定案。即使結論不能讓所有人滿意，至少已經讓所有人發表想法，並認知到不是容易的討論。
若論點有瑕疵但可以修補，我會提出修訂版論點，例如「假設採用 A+B 案。」在 A/B 案的例子裡，剛好其優缺點可以互補，在提出詳細的互補方式後，就這樣完成定案。
常見的情形是修訂後仍有正反想法，那麼就再次修訂，直到被接受，或以議事規則作結。
詢問以遞延議題
開會常遇到一個議題耽誤其他所有議題的情況，當現在時刻超過預定時刻時，就需要考慮遞延討論到最後或下一次會議。
「由於今天時間有限，這個議題確實不容易，還有許多其他議題要討論，不如我們最後再回頭討論？」是我常用的說法。「會議室時間要結束了，那我們下次再討論這個議題。」我會記下遞延的討論，若時間真的不足，會明確告訴與會者下次討論。
有時也是事實不足而變成立場之爭，這時候更適合將搜集事實定為行動項目（action items），待下次再定論。
詢問以另行討論
還有一個常見的情況是討論開始變得很專業，十個人的會議變得好像只有兩個人在討論，若越討論越熱烈，也很適合：「這個討論好像比較專業，不然 A、B 君你們會後討論好嗎？」來幫助會議時間用在更一般性的議題。
進行會議「速記」而不是會議「筆錄」
逐字稿在很多情境中都是很有用的工具，但在一般公司會議中不是，一方面你會因為打字而無法專心討論，二方面、其實不會有人看。
也有人是邊開會邊做精美的會議紀錄，多多少少還是會影響自己參與討論，也不一定能派上用場，最終只有「啊～我做了一份好精美的會議紀錄。」這樣的滿足感，但其實沒幫上什麼忙。
我自己在會議上只做「速記（shorthand）」，這是和口譯員學來的技巧，在遇到來不及翻譯的內容時，用只有自己看得懂的符號做記錄，再進行翻譯。
例如我在 2021/6/5 疫情指揮中心記者會 23:36 開始做的一小段速記：
bus screening -- n bus? tao may > 500p all s? 300+ calls 30+ med on-going.
guo sir gen v? welcome & help.
隔了一週，雖然沒有百分之百精確，還是可以翻譯回：
問：有多少企業申請快篩？桃園市長提出超過 500 人就要進行普篩？答：有 300 多個詢問，已安排 30 多家醫療機構協助。
問：郭台銘先生想代工生產疫苗？
答：非常歡迎且盡量提供幫助。
速記比完整打字快很多，也只會速記需要的部分，例如遞延項目、會後之會議筆記等，就能夠邊記錄邊高度參與討論了。
會議後
接著就是效率會議的最後一塊拼圖：扼要的會議筆記。
提供扼要的會議筆記
會議大綱有兩點最重要：會前準備、議程。會議筆記也有兩點最重要：決議項目（resolution items）、行動項目（action items）。
人性本忘，大家的共識在一個月後變成你私下的決定實在是有理說不清、會議上聽到「有說要做嗎？」也是無奈滿點，寫下來並標記負責人真的比銀杏還好用。
在拿捏筆記項目時，可以回憶什麼事是在會議前、中沒有共識，而會議後有共識的，通常就是值得被記錄下來的項目。
至於要多扼要，雖然筆記很難像是大綱達到十秒等級，但我們也以十秒為目標。自己的技巧是條列，超過六點以次標重新組織，看起來就會有條理；再粗體重點，讓略讀者可以一覽精華中的精華。同時也可以想像是寫給不在場的一位同事看的，就比較能寫出看得懂的筆記。
當你的會議筆記被閱讀的機率高，就更有機會留下一致的理解，即使不太一致，也更有機會被修正為一致，貢獻理解一致這個會議的最終目的。
自己也習慣在任何討論後，例如口頭討論，簡單摘下兩行字，也都有助於把時間花在推進事情，而不是爭論記憶喔。
希望這篇文章中的會議大綱、確保理解一致、化解衝突、控制時間、速記、會議筆記等技巧也能在你的會議中發揮效果！
延伸閱讀
鳴謝
沒有人天生就會開會，存在有效的方法就必然也有無效的嘗試，要特別謝謝我所任職的 Pinkoi 給了我數不清次的嘗試機會，尤其是包容我無效嘗試的夥伴，才能讓我打磨出這些有效的方法。
