許多研究都指出人們覺得工作有意義時，人們的產出、投入程度會上升。例如在一份研究中，一半的受訪者表示自己沒有從工作中感受到意義，但回覆有這種感受的員工，工作投入程度是其他人的 1.4 倍。
也例如在付錢請你玩樂高實驗中，受試者都會被告知拼好的樂高戰士將會在實驗後拆掉。對於有意義組，會將拼好的戰士放在桌下，稍後再拆掉；對於無意義組，則會在他們面前把拼好的樂高戰士拆掉。最後有意義組平均多組裝了近 50% 的樂高戰士。
如果你是委託工作的人，例如 Team Lead、Product Manager、Project Manager，要怎麼使人覺得這個任務有意義？又如果你是被委託工作的人，無法改變別人怎麼對你，要怎麼自己在任務中找到意義？
在我的經驗裡，很少有真正沒意義的工作，通常是委託人不夠擅長講述任務的意義，或受託人不夠擅長理解任務的意義；同時無論是委託人或受託人，都能夠透過三個步驟來確保任務是具有意義的，進一步提升生產力，接著我會詳細介紹這三個步驟。
第一步：尋找 Why
人的思考是很跳躍的：「你的工作是每天填這張表。」「叫工讀生來做就好了吧？」「是看不起我嗎？」「為什麼是我做？」單純只看勞動本身時，很容易會有這些想法。
「這張表是每天記者會要用的確診數縣市分佈，是公布給所有國民的資訊，我們需要一位非常細心、不會出錯的人來完成。」簡單的一句話就能讓填表變得與眾不同。
「這張表是公司運作不可或缺的關鍵，也因為表格還沒穩定，所以還沒安排系統化。」不只有疾管署的表格特別，你正在填的表格可能也相當特別。
透過講述或理解 Why，就能夠有效聚焦想法，帶出方向，是確保任務具有意義的第一步。
Why 也能激發人的思考，讓人找到更適合問題的解法，例如除了填寫數字，可能也會想到在表格上加上顏色，以達到更好的閱讀效果。
第二步：確認 Requirements
同樣的一句話，在不同人腦中會激起不同的漣漪，你的好不一定是我的好。因此應該把需求講述或理解清楚，避免做完與需求不符，得打掉重練的失落，這也經常是讓工作失去意義、夥伴失去動機的元兇。
我會檢查以下次項：
- Due Date：很多任務沒有在時限前做完就沒有價值、甚至有嚴重的負面影響。若是寬鬆時限的任務，也建議寫明，避免犧牲週末才發現不急的情況。
- What User Will See：從使用者的角度來描述需求會最精準，例如明確的功能描述、欄位列表等，使用者不一定是外部使用者，也可能是同事。若有發想、討論空間，我也會載明可以思考後約討論定案。
- What Metrics Will Be Improved：若是相對抽象的需求，我也會盡量找到指標來使之具體化，避免不確定是否完成的情形。
把需求講清楚或理清楚，就能夠有效避免「實驗人員在你面前拆掉樂高戰士」這樣的結局，確保工作的意義不會意外溜走。
第三步：指出 Impact
在最後一步，我們要將重心放在完成後為組織創造的價值，或為自己帶來的影響，讓人想要走進這樣的未來，給予力道。
「一但完成，有機會為公司增加 10% 的年收入。」我會想像是寫給公司隨機一人看的，確保公司隨機一人都能理解。
「是難得能夠練到某技術的機會。」每個人都在意自我成長，使其意識到對自身職涯的幫助通常也能成為推力。在我自己的職涯中，我也很常這樣勉勵自己：「靠北這到底在寫三小⋯⋯嗯，但如果我可以在 30 分鐘內看懂，我的 code tracing 技能是不是又更出神入化了。」
我們在第一個步驟 Why 構築基底、第二個步驟 Requirements 講述細節、再由第三個步驟 Impact 給予力量，利用這樣的三個步驟建立工作的意義。
明天就可以開始用
這個方法相當彈性，沒有什麼情境限制。當我是委託人時，無論小事、大事我都會使用這個方法，包含文字／口頭委託、任務撰寫、專案的啟動會議、事前事後 1–1 時——甚至是在寫這篇文章時 ——也確實都看到受託人更理解來龍去脈，做起來更有動力。
當我是受託人時，我會先依步驟自己思考，仍不清楚的地方會再向委託人詢問。真實世界畢竟不是試卷，問題不僅不是寫在紙上，可能還分別被鎖在數個保險箱裡，釐清問題的能力有時候比解決問題的能力還重要。當理解了問題，除了能夠更細緻地解決問題，也能讓自己更有動力！
如果是簡單的任務，可能可以一次定案；但隨著能力成長，手上任務的複雜度也會跟著成長，例如啟動一個專案，此時投資數次甚至數週在確認 Why、Requirements、Impact 會是值得甚至必要的，確保我們的樂高戰士不會意外被拆掉。
這類型文章通常是寫給管理者看的，但以自己的經驗來說，廣義的管理者甚至非管理職也都能從 Why、Requirements、Impact 三個步驟獲益，因此寫出來和大家分享，希望大家都能從這三個步驟獲益，直接提升 1.5 倍生產力！
延伸閱讀
- 讓人們負起責任的正確方法－哈佛商業評論：這篇（2016）探討了讓人們為成果負起責任、主動完成任務的方法，包含明確的期望與衡量方式等五個大方向。
- 工作不能抽離「意義」－哈佛商業評論：這篇（2011）摘要了樂高戰士實驗，與啟發這個實驗的有趣故事。
- 為什麼有人願意領較低的薪資？－經理人：這篇（2017）說明了樂高戰士實驗與另一項圈字母實驗，探討意義與動機的重要性。
- 為什麼你不該試著樂在工作－哈佛商業評論：這篇（2019）提到了「1.4 倍」的研究數據，同時探討了意義與快樂的區別。
以下是我的委託檢查清單，這篇文章來自其中最重要的三個元素，也把這份清單附於文末給大家參考：
Delegation Checklist
- Confirm resources are enough, e.g., people, professionalism, workloads.
- Explain why it is important. (Why)
- Elaborate what are the requirements, e.g., due date, specific features, fields, improvements of metrics. (Requirements)
- Illustrate what is the impact once complete. (Impact)
- Consider an oral discussion.
- Set checkpoints.
- Tag people who can help or need to know.
- Check the title is clear to the readers.
